Kiến thức, kinh nghiệm

1. Về công tác văn thư

a) Tiếp nhận, đăng ký, phân, chuyển giao văn bản giấy và văn bản điện tử do các bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ, Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, các đơn vị và cá nhân thuộc Văn phòng Chính phủ;

b) Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ trình, rà soát dự thảo văn bản, đăng ký, trình lãnh đạo Chính phủ;

c) Theo dõi, đôn đốc tình hình xử lý văn bản tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ; thống kê, báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm kịp thời giải quyết những khó khăn, vướng mắc trong quá trình xử lý văn bản;

d) Đọc soát, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành;

đ) Phát hành, quản lý, nộp lưu văn bản; quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư số tổ chức của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ;

e) Số hóa văn bản đến, văn bản phát hành;

g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thẩm tra, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật (trừ các dự án luật, pháp lệnh) về công tác văn thư.

2. Về công tác lưu trữ

a) Tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định; kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực tài liệu lưu trữ theo quy định;

b) Tổ chức nộp tài liệu lưu trữ của cơ quan vào lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

c) Phối hợp với Vụ Khoa giáo - Văn xã và các đơn vị liên quan giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm thẩm tra, trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ các đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ;

d) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng, quản lý, vận hành Hệ thống lưu trữ điện tử tại Văn phòng Chính phủ; số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ; lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử theo quy định;

đ) Đầu mối quản lý thư viện, tư liệu của cơ quan Văn phòng Chính phủ.

3. Về công tác đánh máy, in chụp, đọc soát văn bản

a) Tổ chức đánh máy văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ;

b) Đọc soát, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày dự thảo văn bản trước khi trình;

c) In chụp văn bản, tài liệu phục vụ hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ theo quy định;

d) Định dạng, in báo cáo, chương trình đi công tác, thư, bài phát biểu phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ.

4. Về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, văn phòng, văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ

a) Phối hợp với các đơn vị liên quan triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ;

b) Chủ động nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo Văn phòng Chính phủ về xây dựng, hoàn thiện, nâng cấp các phần mềm về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

c) Kiểm thử, hướng dẫn, giám sát, đôn đốc sử dụng các phần mềm phục vụ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ;

d) Tổng hợp kiến nghị của các đơn vị và trình lãnh đạo Văn phòng Chính phủ trong việc can thiệp về mặt hành chính đối với quá trình xử lý văn bản trên phần mềm;

đ) Đưa thông báo các cuộc họp do lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ, lãnh đạo đơn vị được ủy quyền chủ trì; các thông báo quan trọng và các vấn đề liên quan.

5. Về công tác tổng hợp, hành chính văn phòng

a) Xây dựng, trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm ban hành, sửa đổi, bổ sung các quy chế, quy định về văn thư, lưu trữ, đánh máy, in chụp, đọc soát; công tác hành chính văn phòng; ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản tại Văn phòng Chính phủ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hành chính văn phòng;

b) Tổng hợp, xây dựng báo cáo, tổ chức các cuộc họp giao ban Văn phòng Chính phủ hàng tuần; xây dựng Thông báo kết luận giao ban và theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện kết luận giao ban;

c) Xây dựng, điều chỉnh chương trình công tác tuần của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ; tổng hợp tình hình chung của hoạt động cơ quan theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ;

d) Theo dõi, tổng hợp, thực hiện công việc liên quan đến cung cấp báo chí, bản tin phục vụ lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ và các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ;

đ) Xây dựng, phát hành danh bạ điện thoại của Văn phòng Chính phủ và danh bạ điện thoại các cơ quan, tổ chức phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ.

6. Về công tác văn phòng

a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổng kết, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng và giữ mối liên hệ với Văn phòng các bộ, ngành, địa phương;

b) Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính đối với Văn phòng các bộ, ngành, địa phương; hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ;

c) Tổng hợp, nghiên cứu, đề xuất cấp có thẩm quyền xử lý những khó khăn, vướng mắc về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chính phủ và công tác nghiệp vụ văn phòng;

d) Chuẩn bị nội dung và tổ chức các buổi làm việc của lãnh đạo Văn phòng Chính phủ với Văn phòng các bộ, ngành, địa phương về công tác văn phòng; tổ chức Hội nghị văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước theo chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm;

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm hiệp y khen thưởng đối với tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định;

e) Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm tặng Bằng khen đối với tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước có thành tích trong công tác văn phòng theo quy định của pháp luật;

g) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan xây dựng Thông tư của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các địa phương triển khai thực hiện Thông tư.

7. Trực ngoài giờ hành chính và trực giải quyết công việc trong các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ theo quy định.

8. Cơ cấu tổ chức của Vụ Hành chính gồm: Phòng Văn thư; Phòng Lưu trữ; Phòng Đánh máy - In chụp - Đọc soát; Phòng Tổng hợp - Nghiệp vụ.