Đẩy mạnh ứng dụng CNTT, VPCP nâng cấp Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc

Trước đó, triển khai Quyết định số 31/QĐ-VPCP ngày 27/01/2022 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP ban hành Kế hoạch Kiểm soát thủ tục hành chính và chuyển đổi số của VPCP năm 2022, VPCP đã phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ hoàn thiện Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc và Hệ thống theo dõi nhiệm vụ phiên bản mới (phiên bản 2.0) với các tính năng ưu việt so với phiên bản hiện hành.

Đến nay, các hệ thống đã được hoàn thiện, đã thực hiện kiểm thử các chức năng, hiệu năng, hoàn thành cài đặt trên hạ tầng triển khai, hoàn thành kiểm tra an toàn an ninh thông tin và sẵn sàng đưa vào sử dụng.

Phát biểu khai mạc lớp tập huấn dành cho lãnh đạo các vụ, cục, đơn vị thuộc VPCP, Cục trưởng Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính Ngô Hải Phan cho biết, Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc được triển khai tại VPCP từ năm 2012. Bằng sự quyết tâm của lãnh đạo VPCP, sự vào cuộc của các đơn vị và sự cố gắng của từng chuyên viên, VPCP đã trở thành đơn vị đầu tiên trong cả bộ máy hành chính thực hiện xử lý hồ sơ công việc trên môi trường điện tử.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành, tác nghiệp góp phần thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử, giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động.

Việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại VPCP là một quá trình diễn ra liên tục, toàn bộ các khâu từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, phối hợp xin ý kiến, trình các cấp thẩm quyền đến khâu phát hành văn bản đều được thực hiện bằng phần mềm ứng dụng theo một quy trình khép kín.

Việc tích hợp chữ ký số cá nhân đã được VPCP áp dụng đối với 100% Lãnh đạo từ cấp Vụ trở lên, toàn bộ tờ trình, văn bản dự thảo đều được ký số, lưu lại lịch sử để chống chối bỏ trong quy trình xử lý công việc tại VPCP.

Từ tháng 5/2018, VPCP đã ứng dụng chữ ký số cá nhân tích hợp trên thiết bị di động hỗ trợ Lãnh đạo có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, kể cả trong các cuộc họp, các chuyến công tác, góp phần rút ngắn thời gian, hỗ trợ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của Lãnh đạo các cấp.

Ngoài hiệu quả trong xử lý công việc, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành hỗ trợ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc, của cán bộ, công chức VPCP.

Theo ông Ngô Hải Phan, qua 10 năm triển khai, Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc của VPCP đã đến lúc cần phải nâng cấp để bảo đảm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công việc cũng như phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tại VPCP.

Theo đó, hệ thống mới cần đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ xử lý công việc tại VPCP; ứng dụng các công nghệ tiên tiến, hiện đại, bảo đảm hiệu năng, hiệu quả sử dụng và đặc biệt là phải hướng người sử dụng; khắc phục được các tồn tại, hạn chế của phiên bản cũ; đáp ứng được nghiệp vụ cũng như luồng xử lý văn bản của mọi mô hình đơn vị tại VPCP bao gồm các Vụ, cơ quan tham mưu, các Cục, đơn vị có cơ cấu tổ chức cấp phòng, ban, trung tâm; bảo đảm an toàn an ninh thông tin, tránh lộ lọt dữ liệu.

Đối với Hệ thống theo dõi nhiệm vụ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Hệ thống này được xây dựng năm 2014 là một phân hệ của Hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Cục Kiểm soát thủ tục hành chính đã phối hợp với Vụ Tổng hợp và các đơn vị có liên quan xây dựng Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu theo dõi về thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao có tích hợp, kết nối với Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Hệ thống nâng cấp cung cấp bộ công cụ trực quan, hiện đại phục vụ Lãnh đạo Chính phủ, Lãnh đạo VPCP và các Bộ, ngành, địa phương theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao tại các bộ, cơ quan, địa phương theo thẩm quyền dựa trên dữ liệu theo thời gian thực nhằm tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan nhà nước.

Ông Ngô Hải Phan hy vọng thông qua các lớp tập huấn, các đơn vị sẽ tiếp tục đóng góp ý kiến để Cục Kiểm soát Thủ tục hành chính tiếp thu, điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn triển khai.

Nhờ đó, các hệ thống sẽ được nâng cấp, hoàn thiện hơn, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ, công việc cho cán bộ, công chức VPCP, đặc biệt là những công việc mang tính đặc thù của các đơn vị, kể cả đơn vị sự nghiệp.

Tại các lớp tập huấn, lãnh đạo, chuyên viên các vụ, cục, đơn vị đã được nghe giới thiệu về Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc và hệ thống theo dõi nhiệm vụ phiên bản 2.0; tập huấn các tính năng nâng cấp trên phiên bản mới; lộ trình và thời gian chuyển đổi sử dụng phiên bản mới; thực hành, trải nghiệm Hệ thống; cho ý kiến về việc chỉnh sửa hệ thống, bảo đảm yêu cầu công việc của cán bộ, công chức, viên chức tại VPCP...

Hoàng Giang