Tận tụy cống hiến cho sự nghiệp phát triển Văn phòng Chính phủ

Nhớ lại những những năm tháng đầu tiên về Văn phòng Chính phủ, bà Kiều Thị Ngọc Mai – nguyên Hàm Vụ trưởng, Thư ký Ban cán sự Đảng Chính phủ bồi hồi: Cuối những năm 70 của thế kỷ XX, chúng tôi gồm 5 cô gái ở độ tuổi ngoài đôi mươi, vừa tốt nghiệp đại học và trung học chuyên nghiệp được tuyển dụng về Vụ Hành chính thuộc Văn phòng Phủ Thủ tướng (nay là Văn phòng Chính phủ).

Khi đó, cán bộ nữ của cơ quan rất ít, khối các vụ chuyên ngành chỉ có 2 cán bộ nữ là chuyên viên theo dõi lĩnh vực công nghiệp thực phẩm và thi đua khen thưởng Nhà nước. Chúng tôi là những người được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ hành chính văn phòng của cơ quan lúc đó, đa số các anh chị trong Vụ là những cán bộ làm việc bằng kinh nghiệm đúc rút qua quá trình công tác. Kinh nghiệm của các anh chị truyền lại cùng với kiến thức được trang bị ở trường, cán bộ công chức Vụ Hành chính đã dần dần đưa công tác hành chính văn phòng của cơ quan vào nể nếp, có những thành tích đáng kể.

Bà Kiều Mai nhớ lại, thời bao cấp nên điều kiện, phương tiện làm việc còn thiếu thốn. Văn bản đến, văn bản đi, tài liệu lưu trữ đăng ký vào sổ bằng phương pháp thủ công (viết tay). Phòng Đánh máy lúc bấy giờ như một xưởng máy, lúc nào cũng rào rào tiếng đánh máy chữ cơ học.

Hơn nữa, khi đó chưa có máy tính nên toàn bộ văn bản do chuyên viên viết tay, sau đó chuyển Vụ Hành chính đánh máy rồi mới đưa đi trình cấp có thẩm quyền. Là máy đánh chữ cơ học nên phải dùng giấy pơ-luya, loại giấy mỏng để lót giấy than, mỗi lần đánh 1 táp khoảng 6-7 tờ. Nếu sơ ý đánh sai một chữ phải đánh lại toàn bộ trang tài liệu đó. Nên chúng tôi phải rất cẩn trọng và tỉ mỉ trong từng khâu.

Mặt khác, các máy in cơ học rô-nê-ô, in tài liệu bằng quay tay, in chậm và mất sức. Giấy để in, chụp tài liệu là loại giấy đen, nhám, giòn dễ bị rách, chất lượng không đảm bảo lưu trữ tài liệu lâu dài như bây giờ.

Điều kiện, phương tiện làm việc như vậy, đời sống của cán bộ, công chức, người lao động còn rất khó khăn, nên tổ chức công đoàn của cơ quan đã tạo điều kiện tổ chức cho công đoàn viên cải thiện cuộc sống bằng nhiều cách khác nhau, góp phần tăng chất lượng của các bữa ăn hằng ngày.

Bà Kiều Mai chia sẻ: "Tuy điều kiện, hoàn cảnh còn nhiều khó khăn nhưng thế hệ cán bộ chúng tôi luôn đoàn kết, gắn bó, sống với nhau chân thành và trách nhiệm với công việc; cùng giúp nhau hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao ở cơ quan và trong cuộc sống đời thường".

"Một điều tôi cảm thấy phải luôn gắn bó và cống hiến hết mình cho cơ quan Văn phòng Chính phủ đó là chúng tôi có những người lãnh đạo luôn gần gũi, động viên cán bộ, công chức, người lao động và trực tiếp theo dõi, chỉ đạo công việc chuyên môn của từng phòng, từng cá nhân rất cụ thể, sát sao", bà Kiều Mai xúc động nói.

Bà chia sẻ lại kỷ niệm đáng nhớ trong quá trình công tác của mình, đó là Thủ tướng Chính phủ Phan Văn Khải rất chú ý đến công tác hành chính văn phòng. Có lần, một đồng chí lãnh đạo cơ quan nọ, ký công văn xin ý kiến Thủ tướng về nội dung triển lãm "Lịch sử hợp tác kinh tế và khoa học kỹ thuật giữa Liên Xô và Việt Nam trong giai đoạn 1960-1990". Công văn gửi Thủ tướng trình bày có sơ sót về thể thức văn bản, thiếu chức vụ người nhận, Thủ tướng đã phê bình rất gay gắt.

Đây là một bài học để chúng tôi rút kinh nghiệm trong việc rà soát hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi văn bản được phát hành, tránh những sai sót không đáng có cho người soạn thảo và người ký văn bản. Đồng thời cũng nhắc nhở chuyên viên soạn thảo cần phải nắm vững quy định của pháp luật về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Nội dung là phần quan trọng nhất trong văn bản, nhưng hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản cũng không kém phần quan trọng. Chẳng hạn, văn bản có nội dung mật nhưng lại không được đóng dấu mức độ mật, sẽ làm lộ bí mật quốc gia, rất nguy hiểm đến an ninh chính trị, văn hóa, xã hội...; văn bản phải chuyển hỏa tốc lại không đóng dấu mức độ khẩn, sẽ làm mất cơ hội xử lý công việc, có thể thiệt hại lớn về kinh tế, chính trị...

Hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản từ trước đến nay đã được sửa đổi một số lần, nay được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Bà Kiều Mai cho biết, yêu cầu cần có của một văn bản là: Văn bản của cơ quan, tổ chức phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật.

Một trong những nhiệm vụ của cán bộ, công chức Vụ Hành chính là đọc soát, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành. Do vậy cán bộ, công chức Vụ Hành chính phải thành thạo những quy định của pháp luật về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhằm phát hiện nhanh, chính xác những sai sót để báo cáo chỉnh, sửa kịp thời. Tránh tình trạng phải thu hồi hoặc làm văn bản đính chính.

Vụ Hành chính cũng đã từng bước hoàn thiện các quy định về công tác hành chính văn phòng trình lãnh đạo cơ quan để áp dụng trong thực tiễn. Từ đó, có cơ sở để thực hiện công việc một cách chính quy, đúng quy định pháp luật. Có thể khẳng định công tác hành chính văn phòng của cơ quan qua các thời kỳ, từ Văn phòng Phủ Thủ tướng, Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng, đến Văn phòng Chính phủ đã có nhiều thay đổi phù hợp với tình hình chung của xã hội.

Ngoài những công việc chuyên môn hằng ngày, cán bộ, công chức Vụ Hành chính còn tham gia công tác nghiên cứu khoa học, toàn bộ các đề tài nghiên cứu đã được Hội đồng Khoa học Văn phòng Chính phủ nghiệm thu đạt kết quả tốt. Đó là các đề tài như: Đánh giá thực trạng của tình hình giấy tờ hành chính hiện nay và kiến nghị các giải pháp giảm thiểu giấy tờ hành chính; Mẫu hóa hình thức, thể thức các loại văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ; Đổi mới công tác quản lý điện mật tại Văn phòng Chính phủ; Xác định thời hạn bảo quản văn bản, hồ sơ, tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ; Xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ; Triển khai thực hiện "Ứng dụng công nghệ tin học vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ"…

Các đề tài nghiên cứu khoa học của Vụ Hành chính đều được áp dụng vào thực tiễn công tác của Vụ, của cơ quan. Mang lại nhiều lợi ích cho việc xử lý công việc hằng ngày như giải quyết công việc nhanh, góp phần giải phóng sức lao động của cán bộ, công chức, viên chức; tiết kiệm chi phí, ngăn ngừa việc lộ lọt thông tin...

"Trong giai đoạn khó khăn cũng như sau này khi đời sống được cải thiện, chúng tôi vẫn luôn coi cơ quan Văn phòng Chính phủ là ngôi nhà thứ hai của mình, hết lòng tận tụy vì công việc chung; đồng nghiệp sống với nhau tình nghĩa, thủy chung; quan hệ với các cơ quan bạn đúng tinh thần hợp tác vì công việc, vì lợi ích chung của đất nước. Chính vì thế tôi đã gắn bó với Văn phòng Chính phủ từ khi tốt nghiệp đại học ra trường đến khi về nghỉ hưu.", bà Kiều Mai xúc động nói.

Bà Kiều Mai cũng bày tỏ mong muốn, các thế hệ cán bộ, nhân viên tiếp theo của Văn phòng Chính phủ phát huy tốt bề dày lịch sử, truyền thống 80 năm của cơ quan, thực hiện tốt nhất nhiệm vụ giúp việc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ góp phần đưa đất nước bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên vươn mình của dân tộc Việt Nam.

Diệp Anh