Hiểu đúng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ

Ảnh minh họa

.

Tại Điều 9, Luật Lưu trữ đã quy định: “Người được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết theo dõi và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…” và quy định về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trách nhiệm về thu thập, nộp lưu…

.

Như vậy, có thể thấy rằng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đã luật hóa. Theo đó, lập hồ sơ là công việc thường xuyên và là trách nhiệm công vụ đối với công chức, viên chức khi làm việc hình thành ra tài liệu.

.

Bà Đỗ Thị Thanh, Vụ trưởng Vụ Hành chính, Văn phòng Quốc hội, cho biết, trong những năm gần đây, chuyên viên trong cơ quan Văn phòng Quốc hội nhìn chung đã ngày càng chú trọng hơn đối với công tác lập hồ sơ và lưu trữ tài liệu. Tuy nhiên, vẫn còn không ít cán bộ, công chức, viên chức làm việc bằng văn bản hoặc có liên quan đến công văn giấy tờ đều cho rằng khi giải quyết công việc xong thì coi như mọi chuyện kết thúc và việc lập hồ sơ công việc là thuộc về trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ.

.

Do vậy, tình trạng cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao không thực hiện việc lập hồ sơ còn tương đối nhiều hoặc lập nhưng chất lượng hồ sơ không cao, không đáp ứng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật của một hồ sơ, lẫn lộn tài liệu có giá trị với tài liệu không có giá trị… Cuối năm, đống tài liệu được bó gói, cho vào thùng, vào cặp và giao nộp vào kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ lưu trữ buộc phải làm thay cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc. Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ không trực tiếp giải quyết công việc, không nắm được diễn biến sự việc trong từng hồ sơ cho nên không thể lập hồ sơ chính xác và khó khăn trong việc khôi phục hồ sơ theo đúng quy trình hình thành tự nhiên của tài liệu.

.

Theo ông Hoàng Ngọc Khanh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên – Huế, mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của số ít người xem nhẹ công tác này, coi đó là công việc của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.

. 

Từ năm 2007 trở về trước, Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế vẫn còn tình trạng tài liệu tích đống, bó gói, chưa được sắp xếp chỉnh lý và giao nộp về lưu trữ cơ quan. Từ năm 2007 đến 2010, công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế đã được tổ chức thực hiện hàng tháng, mặc dù Luật lưu trữ quy định về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: “…trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày công việc kết thúc hoặc trong thời hạn 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản…”. Sau 2 năm thực hiện tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ hàng tháng, Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế lại mạnh dạn tổ chức thực hiện thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngay sau khi tài liệu được ký ban hành (hàng ngày kết hợp hàng quý). Theo đó, quy định 100% công chức, viên chức cơ quan nghiêm túc thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu về lưu trữ cơ quan. Nhờ đó, công tác lưu trữ đã dần đi vào nề nếp, đã phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ, không còn tình trạng tích đống, bó gói.

.

Về vấn đề này, bà Nguyễn Thị Thủy, Phó Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính, VPCP, cho biết, nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ, lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công chức VPCP đặc biệt chú trọng công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu. Công tác lập hồ sơ hiện hành được chuyên viên cơ quan thực hiện tốt, đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ. Trong những năm gần đây, cán bộ, công chức VPCP thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành nghiêm túc và đúng thời hạn. Hàng năm, rất nhiều đơn vị đạt tỷ lệ 100% cán bộ, công chức thực hiện việc nộp lưu.

.

Từ 2012, VPCP bắt đầu ứng dụng CNTT trong quá trình giải quyết công việc, cùng với tài liệu giấy còn có tài liệu điện tử. Tuy nhiên, mức độ đầy đủ của hồ sơ điện tử còn phụ thuộc vào tính chất công việc cần xử lý và trách nhiệm của chuyên viên khi tham gia lập hồ sơ trên mạng. Nhiều chuyên viên lập hồ sơ điện tử còn sơ sài, chỉ có các văn bản đến, phiếu trình, văn bản phát hành. Các văn bản như ý kiến phối hợp, ý kiến lãnh đạo…vẫn thể hiện chủ yếu trên bản giấy. Điều này gây khó khăn không nhỏ cho cán bộ lưu trữ khi tiếp nhận và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu này.

.

Cán bộ, công chức trong quá trình xử lý công việc không thực hiện lập hồ sơ hoặc có lập nhưng chất lượng không cao, không đáp ứng theo các tiêu chuẩn kỹ thuật của một hồ sơ. Một thực trạng hiện nay, đó là hồ sơ chuyên viên lập hầu như chưa có biên mục, không có chứng từ kết thúc, nhiều tài liệu trong hồ sơ là bản sao chụp, hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy nhiều khi không thống nhất…

.

Đồng chí Nguyễn Tiến Dũng, Phó Chánh Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ cũng nhấn mạnh rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Việc lập và bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu là minh chứng cho những công việc mà cán bộ, công chức, viên chức đã làm, đã theo dõi, đã hoàn thành. Việc quản lý, lữu trữ, bảo mật tốt hồ sơ là góp phần nâng cao năng lực và chất lượng của hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan. Hơn nữa, những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên rất cần có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó.

.

Tại VPCP, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, phản ánh quá trình chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và thể hiện quá trình hoạt động của VPCP. Do đó, đối với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu càng có ý nghĩa. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước…

.

Theo đồng chí Nguyễn Tiến Dũng, trong thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ tại VPCP được nâng lên một bước, phục vụ hiệu quả hoạt động chỉ đạo điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cơ quan VPCP. Để đưa công tác này chuyên nghiệp hơn nữa và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, cần sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này.

.

Hoàng Anh