Cuộc cách mạng không giấy tờ tại Văn phòng Chính phủ

Một buổi làm việc của Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng với các đơn vị liên quan về xây dựng Chính phủ điện tử. Ảnh: Hoàng Anh

.

Đó là những chia sẻ của ông Trần Anh Tiến Vụ Trưởng Vụ Tổ chức cán bộ - Văn phòng Chính phủ khi đánh giá về hiệu quả, về sự thay đổi trong phương pháp làm việc tại VPCP kể từ khi sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc trong suốt 6 năm vừa qua.

.

Thay đổi phương thức làm việc

.

Theo ông Trần Anh Tiến, từ năm 2013, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã rất quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc. Do đó, việc VPCP phối hợp với Viettel xây dựng thành công phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đến nay đã thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ trong các công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản hành chính. Thay vì trước đây chỉ có thể làm việc bằng giấy tờ thì nay các văn bản thông thường (trừ văn bản mật – hiện Văn phòng Chính phủ vẫn thực hiện trình ký bằng giấy) đều được điện tử hóa.

. 

Việc trình ký văn bản điện tử cũng giảm bớt áp lực về hồ sơ giấy tờ trong các thủ tục hành chính. Theo bà Hoàng Mai Liên – Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính kiêm Trưởng phòng Văn thư cho biết: “Thay vì mỗi ngày chuyên viên ôm cả chồng văn bản để trên mặt bàn lãnh đạo chờ trình ký thì bây giờ các chuyên viên chỉ việc đẩy lên hệ thống, lựa chọn người cần ký duyệt là hoàn tất yêu cầu”. Mặt khác, theo chị Liên, việc trình ký văn bản sẽ theo dõi được luôn trạng thái lãnh đạo ký duyệt văn bản, hệ thống có tin nhắn báo về trên điện thoại cá nhân mà không phải trông chờ, mong đợi như trước đây.

.

Việc xem, ký và chuyển văn bản đều rất tiện ích kể từ khi phiên bản trên thiết bị di động được nâng cấp. Đặc biệt việc tích hợp chứng thư số của Ban Cơ yếu Chính phủ trên SIM của Viettel là một cuộc cách mạng thực sự, đã giúp cho các đồng chí Lãnh đạo chủ động ký duyệt, xem văn bản mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi đang họp hay đi công tác.

.

Phần mềm này đã trở thành một công cụ thiết yếu trong công việc, được Văn phòng Chính phủ thường xuyên quan tâm, nâng cấp, cải tiến theo thay đổi quy trình nghiệp vụ, yêu cầu thực tế công việc đáp ứng tốt, thiết thực nhu cầu xử lý công việc nên được mọi Cán bộ Công chức ủng hộ và thường xuyên sử dụng.

. 

Ông Trần Anh Tiến - Vụ Trưởng Vụ Tổ chức cán bộ - Văn phòng Chính phủ

.

Công khai, minh bạch trong xử lý văn bản

.

Cũng theo ông Trần Anh Tiến, thông qua phần mềm này, người dùng có thể theo dõi trạng thái văn bản của từng cấp từ chuyên viên đến lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Chính phủ. Trước đây, khi chưa có phần mềm thì việc giao việc cho chuyên viên đều không thể biết họ xử lý văn bản như thế nào, tới đâu, khó kịp thời xử lý.

.

Hiện phần mềm này giúp mọi thứ minh bạch hơn khi mọi thành viên trong luồng trình ký đều có thể theo dõi được văn bản giao tới ai, ai xử lý đúng hạn, ai quá hạn. “Mọi thứ đều rõ ràng, không thể trốn tránh được”, Vụ Trưởng Vụ Tổ chức cán bộ - Văn phòng Chính phủ khẳng định. Sự giám sát đó giúp thúc đẩy ý thức từ chuyên viên tới lãnh đạo nhanh chóng xử lý công việc, tránh để hệ thống cảnh báo quá hạn.

.

Đặc biệt, những trường hợp tồn đọng văn bản quá hạn đều được lãnh đạo nhắc nhở kịp thời, điều này đã giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý, tránh tình trạng “ngâm hồ sơ” đã tồn tại suốt nhiều năm trước. Nhờ đó, hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc làm giảm tiêu cực trong quá trình xử lý công việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ.

.

Trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin

.

Theo ông Trần Anh Tiến, trong bối cảnh tình trạng mất an toàn, an ninh thông tin tại Việt Nam và trên thế giới ngày một phức tạp, những người sử dụng hệ thống cũng lo ngại việc phải thay đổi cách làm mới, không biết khả năng bảo mật như thế nào. Mặt khác, đặc thù công việc, Văn phòng Chính phủ là một đơn vị có khối lượng hồ sơ nhiều nhất, phức tạp nhất và cũng cần bảo mật lớn nhất. Trong suốt quá trình phối hợp với Viettel xây dựng phần mềm và đưa vào sử dụng tới nay, Văn phòng Chính phủ chưa phát hiện việc lộ lọt mất an toàn thông tin. Do đó ghi nhận Viettel là một đơn vị làm việc rất có trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

.

Bà Nguyễn Thị Ngọc Bích - Chuyên viên chính - Vụ Tổng hợp của Văn phòng Chính phủ.

.

Bà Nguyễn Thị Ngọc Bích (Chuyên viên chính - Vụ Tổng hợp của Văn phòng Chính phủ) cho biết, các cán bộ công chức của Vụ Tổng hợp là những người thường xuyên và trực tiếp sử dụng Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho các Bộ, Ngành, Địa phương. Hàng ngày, Chính phủ có hàng trăm nhiệm vụ giao cho các Bộ, Địa phương trên cả nước nhưng nhờ có hệ thống phần mềm này mà các cán bộ công chức của Vụ Tổng hợp đã làm tốt vai trò trách nhiệm của mình, không chỉ giúp theo dõi sát sao tình hình xử lý công việc của Bộ, Địa phương mà còn giúp nhanh chóng thống kê, tổng hợp và phân tích được nội dung báo cáo lãnh đạo. Đây còn là công cụ rất hữu ích phục vụ Tổ công tác của Thủ tướng Chính phủ kiểm tra các nhiệm vụ Chính phủ giao các Bộ, Địa phương mà trực tiếp Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP là Tổ trưởng.

.

Ngoài ra, Vụ Tổng hợp còn thường xuyên phải xử lý các văn bản mật, mà trước đây thường rất khó khăn để theo dõi luồng, tiến độ và thời hạn xử lý, nhưng từ đầu năm 2018 phần mềm đã được nâng cấp cho phép theo dõi luồng xử lý văn bản mật trên hệ thống. Việc này giúp ích cho các cán bộ công chức khi xử lý văn bản mật cũng có thể quản lý và theo dõi được tiến trình xử lý, đồng thời cũng giúp thúc đẩy tiến độ xử lý hồ sơ và minh bạch, khách quan trong quá trình đánh giá cán bộ khi xem xét, đánh giá về thời hạn xử lý hồ sơ công việc.

.

Như chia sẻ của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường Trần Hồng Hà tại Hội nghị tổng kết của VPCP năm 2018: “Trong thời gian vừa qua việc kiểm soát các chương trình công tác, nhiệm vụ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thông qua việc sử dụng hệ thống máy móc, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ và sự sâu sát, quyết liệt của Tổ Công tác đã giúp thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của các Bộ, trong đó có Bộ Tài nguyên và Môi trường rất ngại để chậm tiến độ, vì khi chậm là ngay trên màn hình luôn được nhìn thấy; các cán bộ, công chức của Bộ có thể bị ảnh hưởng và việc này sẽ được nêu ra các cuộc họp của Chính phủ. Qua đó giúp nâng cao trách nhiệm, kỷ luật, kỷ cương của cán bộ, công chức”.

.

Việc số hóa văn bản giấy và áp dụng hệ thống Quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã đưa Văn phòng Chính phủ trở thành đơn vị tiên phong trong điện tử hóa văn phòng hướng tới hiện thực hóa Văn phòng Chính phủ không giấy tờ. Ông Trần Anh Tiến cho biết thêm, kể từ khi Văn phòng Chính phủ sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc đã có rất nhiều đơn vị “ghé thăm” để học hỏi, tham khảo như Bộ Quốc phòng, Bộ Thông tin và Truyền thông, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao và nhiều Bộ, Ngành, Địa phương khác.

.

Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng chia sẻ: Việc triển khai thành công Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc không chỉ đơn thuần là cuộc cách mạng không giấy tại VPCP mà còn góp phần kiến tạo Chính phủ số, xã hội số.

.

PV