Công tác văn thư, lưu trữ: Nâng cao tính chuyên nghiệp, hiện đại

Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính Nguyễn Quốc Việt phát biểu tại Hội nghị. Ảnh: Hoàng Anh

.

Tham dự lớp tập huấn có Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Phan Ngọc Thọ, đại biểu các cơ quan: Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên - Huế; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III; TS. Nguyễn Lộc, chuyên gia pháp lý cao cấp của GIZ; cùng hơn 30 công chức làm công tác văn thư, lưu trữ của VPCP.

.

Đi đầu trong các cơ quan TƯ về công tác lưu trữ

.

Phát biểu tại Hội nghị tập huấn, Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính VPCP Nguyễn Quốc Việt cho biết, Luật Lưu trữ được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11/11/2011, là cơ sở pháp lý quan trọng đối với công tác lưu trữ. Thực hiện Luật Lưu trữ, ngay sau khi luật có hiệu lực, Vụ Văn thư Hành chính đã chủ động tham mưu cho lãnh đạo VPCP sửa đổi, bổ sung, ban hành mới các quy chế, các quy định của cơ quan phù hợp với Luật Lưu trữ và hướng dẫn, đôn đốc, quán triệt công chức, viên chức VPCP thực hiện nghiêm túc các quy định của Luật Lưu trữ.

.

Thời gian qua, công tác văn thư, lưu trữ của VPCP đã đạt được những kết quả nhất định khi luôn là đơn vị đi đầu trong các cơ quan Trung ương về công tác lưu trữ.

.

Tuy nhiên, để công tác lưu trữ của VPCP ngày càng đi vào nền nếp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao, đảm bảo phục vụ tốt sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo VPCP, đòi hỏi công tác hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng ở VPCP ngày càng phải thống nhất cao, mang tính chuyên nghiệp và thực hiện nghiêm các quy định của Luật Lưu trữ.

.

Không chỉ đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ, chương trình tập huấn là cơ hội tốt để giúp cán bộ, công chức các vụ, cục, đơn vị thuộc VPCP tiếp thu, lĩnh hội, bổ sung một cách có hệ thống những kiến thức, kỹ năng và các quy định có liên quan về công tác văn thư, lưu trữ.

.

Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Thừa Thiên-Huế Phan Ngọc Thọ phát biểu tại Hội nghị. Ảnh: Hoàng Anh

.

Tại Hội nghị, Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Thừa Thiên-Huế Phan Ngọc Thọ cho rằng, đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động để sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước cũng góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính nhà nước, thúc đẩy quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.

.

Đối với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu càng có ý nghĩa vì đây là khối tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn cao. Phó Chủ tịch thường trực UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Phan Ngọc Thọ bày tỏ mong muốn trong thời gian tới, VPCP tiếp tục đi đầu, là hình mẫu trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

.

Tăng cường ứng dụng CNTT

.

Chia sẻ thêm về công tác lưu trữ, ông Phan Ngọc Thọ nhấn mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ là một xu thế tất yếu trong công cuộc cải cách hành chính. Trong những năm qua, công nghệ thông tin đã góp phần không nhỏ cho sự trưởng thành và phát triển của ngành lưu trữ cả nước nói chung và của Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng. Việc triển khai nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh đã được triển khai thông qua các phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; Quản lý hồ sơ một cửa và phần mềm Lưu trữ cơ quan nhằm giúp cho công tác lưu trữ như lập hồ sơ công việc và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ngày càng khoa học, hiện đại và hiệu quả.

.

Các đại biểu tham dự Hội nghị. Ảnh: Hoàng Anh

.

Trao đổi về tình hình công tác lưu trữ tại VPCP, Phó Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính VPCP Nguyễn Thị Thủy cho biết, tại VPCP, hệ thống văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ dần được hoàn thiện tạo hành lang pháp lý quan trọng để triển khai đưa Luật lưu trữ vào thực tiễn.

.

Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại VPCP thực hiện từ năm 1999. Sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực, công tác này càng được đẩy mạnh. Từ năm 2012, VPCP thực hiện quy trình xử lý hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giải quyết trên môi trường mạng. Đây là bước tiến đáng kể trong ứng dụng công nghệ thông tin tại VPCP, tạo nên môi trường hành chính chuyên nghiệp, công khai, minh bạch đáp ứng mục tiêu của Chính phủ điện tử. Từ đó đến nay, quy trình xử lý văn bản trên mạng của VPCP từng bước được hoàn thiện, đồng bộ và trở thành hình mẫu trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Hiện nay, VPCP đang là đầu mối thực hiện kết nối liên thông quy trình xử lý văn bản trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương.

.

Hàng năm, VPCP đều tổ chức các lớp tập huấn, đặc biệt từ năm 2012 đến nay đã tổ chức 9 lớp tập huấn về lập hồ sơ trên môi trường mạng cho cán bộ, công chức. Đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân trong việc lập hồ sơ vụ việc do mình xử lý trên môi trường mạng; mở rộng phạm vi quản lý, ứng dụng và tương tác của hệ thống tin học hóa phục vụ công tác lưu trữ tại VPCP (quản lý hồ sơ, tài liệu, hỗ trợ khai thác, báo cáo thống kê, quản lý nộp lưu và gửi nhận văn bản). Bên cạnh đó, nâng cao chất lượng các dịch vụ mà hệ thống công nghệ thông tin mang lại cho các đơn vị trong VPCP thực hiện việc tra cứu, tìm kiếm hồ sơ, tài liệu lưu trữ, tiến tới thực hiện tương tác nghiệp vụ lưu trữ truyền thống sang hệ thống áp dụng công nghệ thông tin.

.

Trong những năm qua, Lưu trữ VPCP luôn đáp ứng đầy đủ, chính xác, kịp thời các yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP, các cán bộ, công chức VPCP và các đối tượng khác. Từ năm 2012 đến 2014, Phòng Lưu trữ đã phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của 2.221 lượt người với 5.847 hồ sơ, tài liệu; chứng thực tài liệu lưu trữ cho 251 lượt người với 750 văn bản. Việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử tạo thuận lợi cho việc tra tìm được kịp thời và nhanh chóng.

.

Theo Phó Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính VPCP Nguyễn Thị Thủy, với tài liệu điện tử, công tác lưu trữ có sự thay đổi cơ bản về chất. Với tất cả những ưu thế vượt trội so với tài liệu giấy, tài liệu điện tử có những giá trị không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh đó, loại hình tài liệu này cũng đang đặt trước cho công tác lưu trữ VPCP những vấn đề cần giải quyết cấp bách (độ tin cậy và giá trị pháp lý của thông tin tài liệu điện tử, vấn đề an toàn thông tin, vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao…).

.

Trong quá trình thực hiện Luật lưu trữ, VPCP cũng gặp phải một số vướng mắc như quy định về nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ lịch sử; việc xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản…

.

Tại Hội nghị tập huấn, các đại biểu đã nghe các giảng viên trao đổi về các chuyên đề: “Tổng quan về Luật lưu trữ” của TS. Hà Văn Huề, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I; “Giới thiệu Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ và một số văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến công tác lưu trữ” của ThS. Nguyễn Thị Tâm, nguyên Phó Cục trưởng, Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; “Một số vấn đề liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu VPCP” của đồng chí Nguyễn Tiến Dũng, Phó Chánh Văn phòng Ban Cán sự Đảng Chính phủ; “Thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử” của Ths Trần Việt Hoa, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.

.

Những kinh nghiệm và khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan, đơn vị cũng được đại biểu, chuyên gia trao đổi thẳng thắn. Qua đó, đóng góp nhiều ý kiến quý báu, góp phần nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ đối với các công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại VPCP để phục vụ có hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

.

Hoàng Anh