Công tác hành chính không chỉ đơn giản là đánh máy, phát hành, lưu trữ tài liệu

Cố Thủ tướng Võ Văn Kiệt chụp ảnh lưu niệm với cán bộ, công chức Phòng Lưu trữ

Sau khi tốt nghiệp Khoa Lịch sử, Trường Đại học Tổng hợp Hà Nội năm 1976, tôi được phân công về Văn phòng Phủ Thủ tướng-nay là Văn phòng Chính phủ, làm việc đến khi nghỉ hưu năm 2010. Trong hơn 33 năm công tác tại Văn phòng Chính phủ, có tới 30 năm tôi được giao thực hiện nhiệm vụ tại Vụ Hành chính. Gần như cả cuộc đời công chức, tôi gắn bó với công tác hành chính văn phòng, chứng kiến sự phát triển, trưởng thành cả về số lượng, chất lượng và sự tiến bộ về thực hiện nhiệm vụ được giao của đội ngũ nhân viên, cán bộ Vụ Hành chính, Văn phòng Chính phủ. Khi tôi mới về nhận nhiệm vụ, Vụ Hành chính gồm có các phòng: Phòng Văn thư, Phòng Lưu trữ, Phòng Đánh máy, Tổ Thường trực, Tổ Hành chính- công báo. Số lượng nhân viên, cán bộ dao động từ 25 đến 30 người. Đa số nhân viên, cán bộ không được đào tạo cơ bản; làm việc theo kinh nghiệm lâu năm. Dần dần, lãnh đạo cơ quan đã quan tâm cho tuyển dụng cán bộ có trình độ đại học, hoặc cử cán bộ đi đào tạo tại các trường. Nhân sự của Vụ Hành chính đã tăng thêm theo năm tháng.

.

Vào năm 2007 Vụ Hành chính gồm có các phòng: Phòng Văn thư,Phòng Lưu trữ, Phòng Đánh máy, Phòng Nghiệp vụ hành chính; số lượng nhân viên, cán bộ làm việc tại Vụ đã lên tới 45 người cùng với 26 nhân viên văn thư làm việc tại 26 Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phòng Chính phủ; hầu hết có trình độ đại học, trên đại học về các lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành chính, luật và một số nghiệp vụ chuyên ngành khác phù hợp với công việc đang đảm nhiệm. Nhờ đó, chất lượng và hiệu quả công việc được nâng lên rõ rệt.

.

Mọi người thường nghĩ rằng, công tác hành chính văn phòng chỉ đơn giản là việc đánh máy, phát hành, lưu trữ văn bản tài liệu. Thực ra đó là sự cảm nhận bề ngoài của những người ngoài cuộc. Pháp luật quy định Văn phòng Chính phủ là cơ quan ngang bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ. Qua các giai đoạn, Chính phủ đều ban hành văn bản quy định nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ, trong đó Vụ Hành chính có nhiệm vụ chính là tổ chức tiếp nhận, xử lý các văn bản do các bộ, ngành, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; phát hành và quản lý các văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; theo dõi đôn đốc quá trình xử lý văn bản tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ; tổng kết, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn phòng đối với Văn phòng các bộ, ngành, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Chính phủ theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chức đánh máy, in, chụp văn bản, rà soát văn bản, tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ trước khi phát hành...

.

Những năm 70,80,90 của thế kỷ 20 cơ sở vật chất để phục vụ công việc còn rất nghèo nàn, lạc hậu nên nhân viên, cán bộ Vụ Hành chính phải làm việc rất vất vả. Chưa có máy tính, văn bản được đánh bằng máy chữ cơ, in tài liệu bằng máy in rônêô quay tay. Vì thế mỗi khi đi qua phòng đánh máy cứ như đi vào một công xưởng sản xuất, tiếng máy đánh chữ rào rào, anh chị em đánh máy chữ muốn trao đổi công việc phải nói rất to mới nghe thấy, độc hại tiếng ồn cũng rất ảnh hưởng đến sức khỏe của họ, chưa kể để gõ chữ cũng phải mất nhiều công sức, vì gõ phím chữ rất nặng, không nhẹ nhàng như gõ máy tính sau này.

.

Đặc biệt, làm văn bản bằng máy chữ cơ học thì khi đánh sai một chữ là phải bỏ cả táp đó để đánh lại và tất cả văn bản các chuyên viên soạn thảo bằng tay đều được chuyển xuống phòng đánh máy để đánh lại, nên công việc rất nhiều. Không như bây giờ, nếu gõ nhầm chữ, có thể sửa lại ngay trên máy và  chuyên viên tự soạn thảo văn bản trên máy tính cá nhân của mình là chính, nhiều văn bản khi phát hành mới chuyển Vụ Hành chính để làm thủ tục. Công việc nhiều, làm thủ công là chính nhưng mọi việc đều được Vụ Hành chính hoàn thành tốt. Với đội ngũ cán bộ, công chức dần dần có trình độ chuyên môn sâu, nhiều đồng chí có kinh nghiệm công tác lâu năm đã tham mưu cho Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ thực hiện có hiệu quả công việc hành chính, đáp ứng yêu cầu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ trong bất kỳ hoàn cảnh, thời gian nào khi lãnh đạo cần, góp phần vào thắng lợi trong chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ qua các nhiệm kỳ.

.

Nguyên Phó Thủ tướng Trần Đức Lương thăm Phòng Lưu trữ

Nội dung văn bản thể hiện đúng đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước, được thực thi có hiệu quả trong đời sống xã hội là do chuyên viên các đơn vị chuyên ngành thuộc Văn phòng Chính phủ soạn thảo, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và lãnh đạo Văn phòng Chính phủ; có sự đóng góp của các bộ, ngành, địa phương. Tuy nhiên văn bản của các bộ, ngành, địa phương gửi Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, Văn phòng Chính phủ có được chuyển đến đúng địa chỉ xử lý kịp thời hay không? Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ ban hành có đúng quy định của pháp luật về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và được phát hành kịp thời để các ngành, các địa phương , nhân dân triển khai thực hiện, để đáp ứng yêu cầu đối ngoại hay không lại là nhiệm vụ của cán bộ, công chức Vụ Hành chính, Văn phòng Chính phủ. Điều đó thể hiện sự đóng góp một phần công sức của cán bộ, công chức Vụ Hành chính đối với quá trình chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Lãnh đạo Văn phòng Chính phủ với sự nghiệp phát triển chung của đất nước. Sự đóng góp thể hiện cụ thể như sau:

.

Thứ nhất: Công tác hành chính của Văn phòng Chính phủ đã góp phần giải quyết công việc của Chính phủ, Thủ  tướng Chính phủ nhanh chóng kịp thời.

.

Văn bản là cánh tay đắc lực cho bộ máy hành chính trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, quản lý công việc hàng ngày, hàng giờ, thậm chí từng phút, từng giây. Vì vậy, việc tiếp nhận, chuyển văn bản đến tay người xử lý nhanh hay chậm, kịp thời hay không là một vấn đề cực kỳ quan trọng, có thể đem đến cho chúng ta những hiệu quả về kinh tế, chính trị, xã hội rất cao nhưng cũng có thể làm cho chúng ta mất thời cơ, ảnh hưởng đến quá trình phát triển, đến quan hệ ngoại giao của đất nước nếu văn bản không được chuyển giao kịp thời, không đến đúng địa chỉ xử lý, không được xử lý đúng lúc. Những quyết định của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo công tác phòng chống bão, lũ hoặc khắc phục hậu quả của chúng được phát hành kịp thời, đã giúp các địa phương có biện pháp phòng chống, hạn chế tối đa sự thiệt hại và kịp thời xoa dịu những nỗi đau mất mát do thiên tai, dịch bệnh, tai nạn gây nên…

.

Thứ hai: Công tác hành chính của Văn phòng Chính phủ đã góp phần giúp Chính phủ , Thủ tướng Chính phủ ban hành văn bản chính xác, đạt  chất lượng và hiệu quả cao về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.

.

Thứ ba: Công tác hành chính giúp hạn chế xử lý công việc trùng lắp, xử lý công việc không đúng thẩm quyền.

.

Thứ tư: Công tác hành chính góp phần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng và Văn phòng Chính phủ. Khối tài liệu này đã phần nào giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và các cơ quan, cá nhân trong điều hành, xử lý công việc hằng ngày cũng như nguồn sử liệu quý để có nhưng bộ sách về lịch sử Chính phủ, lịch sử Văn phòng Chính phủ, lịch sử các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. Đồng thời, tài liệu lưu trữ của Văn phòng Chính phủ cũng góp phần làm sáng tỏ một số vấn đề trong một số vụ án đã xảy ra.

.

Để bảo quản, giữ gìn được khối tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng Chính phủ nhằm phát huy giá trị sử dụng của tài liệu lưu trữ, cán bộ Lưu trữ đã phải cố gắng suy nghĩ tìm ra phương pháp thu thập tài liệu nhằm thu được đầy đủ hồ sơ, tài liệu phát sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan. Những năm 70 của thế kỷ 20, tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thường được bó thành từng gói chuyển về lưu trữ, trong đó không biết chứa đựng những tài liệu gì. Khi giao nhận tài liệu lấy đơn vị là bó hoặc cặp ba dây để thống kê tài liệu thu nộp giữa chuyên viên và lưu trữ, tài liệu nộp thiếu hoặc thất thoát ở giai đoạn nào cũng không biết. Cán bộ Lưu trữ thu về chỉnh lý mới biết được nội dung của tài liệu trong bó, cặp đó. Sau này, nhờ căn cứ vào danh sách các văn bản phát hành hằng năm và hồ sơ trình lãnh đạo để lập danh mục mới thu hồi triệt để được văn bản, hồ sơ. Cuối mỗi năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ nộp lưu để các đơn vị lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao cho Lưu trữ. Tài liệu thiếu đủ dễ dàng xác định và được ký giao nhận rõ ràng, rành mạch.

.

Trong những năm kháng chiến chống Mỹ, cũng như chiến tranh biên giới phía Bắc, mặc dù biên chế của Phòng Lưu trữ chỉ có từ 3-4 cán bộ, nhưng anh chị em đã phải vận chuyển sơ tán tài liệu về nông thôn miền núi Tây Bắc (chiến tranh chống Mỹ), vào miền Nam (chiến tranh biên giới phía Bắc) để bảo quản trong điều kiện cơ sở vật chất thiếu thốn. Khi chiến tranh kết thúc, lại phải vận chuyển về Hà Nội. Tuy nhiên, trụ sở cơ quan Văn phòng Chính phủ ở Hà Nội cũng không đủ diện tích giành cho kho Lưu trữ, nên tài liệu lưu trữ phải bảo quản ở ngoài khu vực cơ quan, khi thì ở 103 phố Quán Thánh, khi thì chuyển về 42 phố Trần Phú. Do vậy, cán bộ lưu trữ rất vất vả trong việc bảo quản tài liệu cũng như mỗi khi khách có nhu cầu sử dụng tài liệu. Tuy vất vả, nhưng cán bộ lưu trữ vẫn tận tụy hết mình vì nhiệm vụ được giao, tài liệu được bảo quản tốt, đảm bảo chất lượng, đặc biệt không bị thất thoát, vẫn đáp ứng mọi nhu cầu của cơ quan, tổ chức và nhân dân.

.

Văn phòng Chính phủ đã nộp lưu đầy đủ tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia theo quy định của pháp luật. Khối tài liệu này gồm toàn bộ những bản gốc Sắc lệnh từ năm 1945 đến năm 1972 của Chủ tịch Hồ Chí Minh và Chủ tịch nước Tôn Đức Thắng ký ban hành; tài liệu về các Ủy ban kháng chiến các chiến khu, Ủy ban kháng chiến hành chính các tỉnh, tài liệu của các Liên khu 3,4,5 , Khu Tả ngạn và Khu Lao-Hà-Yên; hồ sơ về các phiên họp Hội đồng Chính phủ, Chính phủ , Thường vụ Hội đồng Chính phủ; các văn bản, hồ sơ về chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ năm 1945 và những năm sau đó. Đây là khối tài liệu quý hiếm. Nhiều tài liệu có bút tích của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước, phản ánh quá trình đấu tranh bảo vệ Tổ quốc, thống nhất đất nước và xây dựng chế độ xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc cũng như quá trình xây dựng đổi mới đất nước sau này. Khối tài liệu này đã phát huy được giá trị của chúng trong thực tiễn. Rất nhiều độc giả đến nghiên cứu, sử dụng tài liệu của Phông Lưu trữ Văn phòng Chính phủ được lưu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Nhiều tài liệu đã được trưng bày tại Bảo tàng Cách mạng (nay sáp nhập với Bảo tàng Lịch sử gọi là Bảo tàng Lịch sử Quốc gia Việt Nam), Bảo tàng Hồ Chí Minh nhằm góp phần tuyên truyền chế độ, chính sách ưu việt của Nhà nước ta.  

.

Những đóng góp của cán bộ, công chức thuộc Vụ Hành chính đối với hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phòng Chính phủ và phục vụ nhu cầu của xã hội, công dân đã được đánh giá, ghi nhận qua những phần thưởng cao quý của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, làm dày thêm thành tích chung của cơ quan Văn phòng Chính phủ qua các thời kỳ./.  

.

                                                  Kiều Thị Ngọc Mai (nguyên Thư ký Ban Cán sự Đảng Chính phủ)