Văn phòng Chính phủ tập huấn công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu

Phó Chủ nhiệm VPCP Nguyễn Quang Thắng phát biểu tại lớp Tập huấn. Ảnh: Huy Anh

Sáng 22/3, VPCP tổ chức lớp tập huấn về công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu nhằm mục tiêu giúp cán bộ, công chức phát huy những kết quả đạt được, thực hiện tốt các quy định của Luật lưu trữ và bảo mật hồ sơ tài liệu. Lớp tập huấn được truyền hình trực tuyến đến đầu cầu phía Nam.

Phát biểu khai mạc, Phó Chủ nhiệm VPCP Nguyễn Quang Thắng nhấn mạnh, trong những năm qua, VPCP đã có nhiều cố gắng trong công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu, phục vụ tốt các hoạt động chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và VPCP.. Công tác này đã được Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đánh giá cao.

Đối với VPCP, công tác lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu càng có ý nghĩa vì đây là khối tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn cao. Lớp tập huấn là cơ hội tốt để giúp cán bộ, công chức VPCP, những người thường xuyên làm công tác tham mưu, tổng hợp tiếp thu, lĩnh hội, bổ sung một cách có hệ thống những kiến thức và các quy định có liên quan về công tác này.

Lớp Tập huấn đã nghe các giảng viên trao đổi về hai chuyên đề: “Tầm quan trọng của hồ sơ lưu trữ và công tác lập hồ sơ hiện hành” của PGS. TSKH Vũ Thị Phụng, Chủ nhiệm Khoa Lưu trữ và Quản trị văn phòng, Trường đại học Khoa học xã hội và nhân văn; “Công tác bảo mật hồ sơ tài liệu trong cơ quan hành chính nhà nước” do Thiếu tướng Nguyễn Huy Mạ, Cục trưởng Cục Hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát, Bộ Công an trình bày.

Bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu là minh chứng cho những công việc mà cán bộ, công chức, viên chức đã làm, đã theo dõi và hoàn thành. Ảnh: Huy Anh.

Lập hồ sơ tốt góp phần bảo mật thông tin

Trao đổi về công tác lập hồ sơ, PGS. TSKH Vũ Thị Phụng cho rằng, việc lập hồ sơ nếu được thực hiện tốt sẽ đưa lại lợi ích thiết thực cho bản thân từng cán bộ và cho toàn cơ quan, góp phần bảo mật thông tin và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Các cán bộ, chuyên viên cần nắm rõ về quy trình và phương pháp lập hồ sơ, trong đó có phương pháp lập hồ sơ của từng cán bộ từ những bước mở hồ sơ, thu thập tài liệu vào hồ sơ, sắp xếp tài liệu, biên mục, nộp lưu hồ sơ... Qua đó, có thể theo dõi được quá trình giải quyết công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc góp phần nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc.

Trong đó, những loại hồ sơ cán bộ, chuyên viên cần phải lập và nắm rõ là: Hồ sơ nguyên tắc tập hợp những văn bản quy phạm pháp luật, những quy định của cơ quan để làm căn cứ, cơ sở giải quyết công việc; Hồ sơ công việc tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, diễn biến và kết quả giải quyết các vấn đề; các tập văn bản về những vấn đề được theo dõi.

Đối với mỗi cơ quan, cần ban hành các văn bản quy định về công tác lập hồ sơ của cơ quan, giao nhiệm vụ cho các cá nhân, đơn vị tổ chức triển khai thực hiện, quy định kiểm tra và các biện pháp khen thưởng, kỷ luật đối với cá nhân, đơn vị trong việc lập, lưu trữ và bảo vệ hồ sơ.

Thiếu tướng Nguyễn Huy Mạ cho rằng, việc lập và bảo vệ hồ sơ, tài liệu của lực lượng công an nhân dân và của các cán bộ VPCP có điểm tương đương. Đó là, công tác lập hồ sơ, đăng ký và lưu trữ hồ sơ của lực lượng công an phản ánh kết quả công tác của lực lượng công an, kết quả công tác tội phạm và phòng, chống tội phạm trong từng năm.

Vì vậy, việc lập và bảo vệ tốt hồ sơ, tài liệu đối với cán bộ của hai bên là minh chứng cho những công việc mà cán bộ, công chức, viên chức đã làm, đã theo dõi, đã hoàn thành. Việc quản lý, lữu trữ, bảo mật tốt hồ sơ là góp phần nâng cao năng lực và chất lượng của hoạt đọng quản lý, điều hành của mỗi cơ quan. Đây cũng là một nghiệp vụ khoa học, đem lại lợi ích cho mỗi cán bộ, cho cơ quan, doanh nghiệp, quốc gia.

Với những kiến thức, kinh nghiệm sâu rộng, các giảng viên đã giúp các chuyên viên bổ sung kiến thức về lập hồ sơ và biết lựa chọn, thu thập những tài liệu, văn bản ngay từ khi phát sinh vấn đề, sự việc. Qua đó, có thể theo dõi được toàn bộ quá trình giải quyết công việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc góp phần nâng cao hiệu quả trong giải quyết công việc.

Huy Anh