Di động hóa công tác quản lý văn bản và hồ sơ công việc

Quyết liệt đổi mới, quản lý hồ sơ điện tử

.

Hướng đến mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới Chính phủ số, nền kinh tế số, đổi mới quy trình thủ tục hành chính để phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt nhất, ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước.

.

Triển khai Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, ngày 27/7/2018, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ (VPCP) đã ban hành Quyết định số 676/QĐ-VPCP phê duyệt kế hoạch triển khai Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ gồm 13 nhiệm vụ thuộc các nhóm nội dung: Xây dựng Trục liên thông văn bản quốc gia; hoàn thiện phần mềm QLVB&HSCV; xây dựng, hoàn thiện các văn bản, quy định phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử; bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống và sao lưu văn bản điện tử; tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc…

.

Để cụ thể hóa các nhóm nhiệm vụ, tại VPCP, công tác hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại VPCP, Vụ Tổ chức cán bộ được giao chủ trì, phối hợp với các Vụ, Cục, đơn vị và Tập đoàn Viettel hoàn thiện Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc phù hợp với Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia và phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử trong Văn phòng Chính phủ; phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phát đầy đủ các chứng thư số chuyên dùng phục vụ ký số văn bản điện tử, gửi, nhận văn bản điện tử.

.

Chỉ đạo tại hội nghị tổng kết nhiệm vụ năm 2018, triển khai nhiệm vụ năm 2019, Thủ tướng Chính phủ cũng đã yêu cầu VPCP tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành, xây dựng chính phủ điện tử theo hướng hình thành một VPCP “không giấy tờ”, hiện đại hóa công tác quản trị nội bộ… đảm bảo yêu cầu quản lý thông tin trong Văn phòng an toàn, chặt chẽ.

.

Hình thành VPCP “không giấy tờ”

.

Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng nêu VPCP phải là cơ quan đi đầu thực hiện Văn phòng không giấy tờ, theo đó dưới sự chỉ đạo quyết liệt của Bộ trưởng, Chủ nhiệm, các đơn vị liên quan của VPCP đã phối hợp với Tập đoàn Viettel khẩn trương hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hoàn thiện quy trình xử lý văn bản điện tử, ký số trên các thiết bị di động, xử lý công việc hoàn toàn trên môi trường mạng.

.

Đến nay, tại VPCP, các Vụ, Cục, đơn vị đã hoàn toàn xử lý công việc trên môi trường mạng, lãnh đạo VPCP, lãnh đạo các Vụ, Cục, đơn vị đã sử dụng thiết bị di động (IPAD) thực hiện ký số phê duyệt phiếu trình giúp rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ công việc.

.

Phần mềm QLVB&HSCV đến nay đã thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức VPCP trong các công tác quản lý, tiếp nhận, xử lý và ban hành các văn bản hành chính.

.

Thay vì trước đây chỉ có thể làm việc bằng giấy tờ thì nay các văn bản thông thường (trừ văn bản mật VPCP vẫn thực hiện trình ký bằng giấy) đều được điện tử hóa.

.

Đặc biệt, VPCP là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công chữ ký số có tích hợp chứng thư của Ban Cơ yếu trong công tác xử lý văn bản.

.

Theo Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng, gửi nhận văn bản  điện tử là bước đi đầu thực hiện xây dựng Chính phủ điện tử. Việc gửi nhận văn bản điện tử thay thế văn bản truyền thống giấy tờ là từng bước thực hiện VPCP không giấy tờ. VPCP coi là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu để triển khai nhiệm vụ của Chính phủ. Về lộ trình, VPCP gương mẫu làm trước, làm tốt, không làm hình thức, lấy hiệu quả là mục tiêu phấn đấu.

.

Hiện tại, phần mềm QLVB&HSCV phụ vụ cho khoảng 700 cán bộ công chức tham gia vào hệ thống, bao gồm: Lãnh đạo Chính phủ; lãnh đạo VPCP; lãnh đạo các Vụ, Cục, đơn vị; văn thư; chuyên viên các cấp và hiện đã được kết nối tới tất cả các Bộ, ngành, địa phương trên toàn quốc.

.

Xử lý văn bản trong mọi tình huống

.

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả tối đa trong công tác quản lý và mang đến sự thuận tiện cho người dùng, đặc biệt phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo, VPCP đã phối hợp với Tập đoàn Viettel nghiên cứu và phát triển thành công hệ thống quản lý trên thiết bị di động. Việc đưa vào sử dụng phiên bản này đã tạo nên một cuộc cách mạng mới trong quản lý công việc, giúp người dùng có thể xử lý văn bản trong mọi tình huống, mọi lúc mọi nơi, ngay trong cuộc họp hay trong chuyến công tác, giúp người dùng chủ động, tiết kiệm thời gian giải quyết công việc, tiết kiệm chi phí in ấn phục vụ cho việc tra cứu xác thực hồ sơ đính kèm.

.

Phiên bản này cũng rất đặc biệt, hỗ trợ đầy đủ các module quan trọng nhất cho lãnh đạo Chính phủ, lãnh đạo VPCP xử lý công việc, cho phép sử dụng đăng nhập bảo mật bằng vân tay với đầy đủ các tính năng, tiện ích như: Xử lý văn bản đến, xử lý phiếu trình, ký duyệt điện tử, gửi nhận thư điện tử, tra cứu văn bản phát hành…, giúp cho các đồng chí Lãnh đạo chủ động ký duyệt, xem văn bản mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi đang họp hay đi công tác.

.

Theo đó, từ khâu quản lý văn bản đến và phân công xử lý văn bản, Lãnh đạo đơn vị có thể tiếp nhận và phân cho chuyên viên xử lý ngay lập tức, giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý văn bản. Từ quản lý phiếu trình đến ký phê duyệt phiếu trình, Lãnh đạo sẽ nhận được tin nhắn SMS khi cấp dưới trình ký, và có thể xử lý, ký duyệt văn bản mọi lúc mọi nơi.

.

VPCP đã và đang tiếp tục phối hợp cùng Tập đoàn Viettel triển khai hệ thống QLVB&HSCV, đến nay hệ thống đã trở thành một công cụ thiết yếu trong công việc, được VPCP thường xuyên quan tâm, nâng cấp, cải tiến theo thay đổi quy trình nghiệp vụ, yêu cầu thực tế công việc.

.

Phạm Hương