Quy định về lập, nộp, bảo quản sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ

Lãnh đạo các đơn vị sẽ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP về công tác lập và giao nộp hồ sơ, văn bản, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan, lập Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm của đơn vị trên cơ sở hướng dẫn của Vụ Văn thư Hành chính.

Các chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ công việc do mình theo dõi, giải quyết, sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo quy định. Còn văn thư các đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn chuyên viên lập, bảo quản, nộp hồ sơ, văn bản, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn của Vụ Văn thư Hành chính, lập hồ sơ nguyên tắc phục vụ công việc chuyên môn của đơn vị.

Vụ Văn thư Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc lập hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ, tiếp nhận, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ tại VPCP.

Công chức làm công tác lưu trữ tại VPCP có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đối tượng hoặc theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền duyệt; lập và ghi chép vào sổ để quản lý, theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ; xây dựng, quản lý, bảo quản các công cụ tra cứu hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ theo quy định (Danh mục nộp lưu, mục lục văn bản phát hành, thẻ tra cứu, thẻ nhân sự…).

Cá nhân, tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ của VPCP ngoài việc chấp hành các quy định của Quy định này, cần thực hiện nguyên tắc bảo mật trong quá trình khai thác, không tiết lộ bí mật hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ; bảo quản, giữ gìn an toàn hồ sơ trong quá trình khai thác, sử dụng.

Gia Huy