Quy chế quản lý, phát hành văn bản tại Văn phòng Bộ

Theo quy chế mẫu này, cán bộ, công chức, viên chức của Cơ quan khi nhận được những văn bản liên quan đến công việc chung do Lãnh đạo cơ quan chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các tổ chức, cá nhân bên ngoài phải chuyển cho Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy trình xử lý của cơ quan.

Văn bản đến sau khi hoàn tất thủ tục tiếp nhận và đăng ký, Văn thư cơ quan trình Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công xử lý để cho ý kiến giải quyết.

Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm xử lý ngay các văn bản đến hàng ngày của đơn vị và giao cho chuyên viên theo dõi, nghiên cứu, xử lý.

Đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải lập Hồ sơ trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo cơ quan, bao gồm:Phiếu trình giải quyết công việc do chuyên viên xử lý soạn thảo và có ý kiến của Thủ trưởng đơn vị, văn bản đến có dấu đăng ký công văn đến của Văn thư cơ quan, cần lưu ý là chuyên viên không được gạch chân hoặc ghi ý kiến lên văn bản này, ý kiến của các tổ chức, đơn vị trong và ngoài Cơ quan có liên quan, bản thảo văn bản có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị phần nội dung.

Hồ sơ trình được gửi về Văn phòng để kiểm tra về thủ tục, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tùy vào sự phân công nhiệm vụ của từng cơ quan, Văn phòng trình lãnh đạo cơ quan trong thời gian sớm nhất.

Văn thư cơ quan là đầu mối phát hành văn bản. Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có tên trong mục "Nơi nhận". Việc chuyển văn bản ra các cơ quan bên ngoài thực hiện bằng đường bưu điện. Trường hợp nhận trực tiếp phải có giấy giới thiệu của cơ quan nhận văn bản và ký xác nhận vào Sổ giao nhận công văn.

Phòng Văn thư - Lưu trữ (hoặc Phòng Hành chính) có trách nhiệm quản lý con dấu của Cơ quan và của Văn phòng và nghiêm cấm đóng dấu khống chỉ.

Quy chế cũng nhấn mạnh tới việc quản lý văn bản. Không cung cấp cho cơ quan, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, tài liệu, hồ sơ, công việc đã, đang xử lý của Cơ quan… và các văn bản có bút tích của Lãnh đạo cơ quan. Cán bộ, chuyên viên không được mang tài liệu của Cơ quan về nhà.

Các loại hồ sơ, tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ theo chế độ bảo mật của Nhà nước. Phòng Văn thư - Lưu trữ (hoặc Phòng Hành chính) lập sổ theo dõi việc chuyển giao tài liệu mật và thực hiện chế độ kiểm tra định kỳ việc quản lý hồ sơ, tài liệu mật hiện hành và báo cáo kết quả cho lãnh đạo văn phòng.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm lưu bản gốc văn bản đối với tất cả các văn bản do cơ quan ban hành.

Huy Đỗ
(Nguồn: Văn bản số 2074/QĐ-VPCP)