Quy chế mẫu xử lý và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND địa phương

Không được cung cấp thông tin cho người không liên quan

Đối với điện mật, chuyển cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh, Chánh Văn phòng UBND cấp tỉnh xử lý ngay sau khi tiếp nhận. Khi xử lý xong, đơn vị chức năng chuyển lại cho Phòng Hành chính- Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho Cơ yếu theo chế độ bảo mật.

Đối với bì công văn đóng dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật, hoặc gửi đích danh, Phòng Hành chính - Tổ chức chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc có trách nhiệm xử lý.

Các loại văn bản còn lại, bóc bì, đối chiếu số công văn, kiểm tra dấu, số, ngày tháng và đóng dấu "Đến" lên góc trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến. Mọi sự chuyển giao văn bản từ Phòng Hành chính-Tổ chức đến các đơn vị đều phải được theo dõi bằng Sổ giao nhận công văn, người nhận kiểm tra và ký vào Sổ này.

Phòng Hành chính-Tổ chức cũng là nơi làm các thủ tục trả lại văn bản, là đầu mối phát hành văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh. Phòng này có trách nhiệm quản lý con dấu của UBND cấp tỉnh, Văn phòng UBND cấp tỉnh, chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu.

Phòng Hành chính-Tổ chức không được cung cấp cho những cơ quan, đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông tin, hồ sơ, tài liệu đã và đang xử lý của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh, các văn bản có bút tích của Lãnh đạo UBND tỉnh.

Xử lý văn bản đến ở cấp chuyên viên, Lãnh đạo Văn phòng

Đối với những văn bản, đề án đã đủ thủ tục, chuyên viên nghiên cứu hồ sơ, lấy ý kiến đơn vị, chuyên viên liên quan (nếu có). Thẩm tra, có ý kiến đánh giá độc lập và trình lãnh đạo Văn phòng UBND cấp tỉnh Phiếu trình giải quyết công việc. Chuyên viên không gạch dưới hoặc ghi ý kiến của mình lên các văn bản trong hồ sơ do các cơ quan trình.

Tất cả các đề án, vấn đề thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết, xử lý của UBND tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh,... đều phải có ý kiến của các đơn vị, chuyên viên liên quan thuộc UBND cấp tỉnh trước khi trình.

Ở cấp Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh, Chánh văn phòng, Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh phải xử lý ngay đối với những vấn đề gấp sau khi tiếp nhận từ Phòng Hành chính-Tổ chức. Duyệt hồ sơ và Phiếu trình giải quyết công việc, kiểm tra nội dung, thể thức... trình các Phó Chủ tịch, Chủ tịch UBND tỉnh.